Difference between revisions of "KM"

From Cncz
Jump to: navigation, search
(Konica Minolta Multifunctionals (Copiers/Printers/Scanners))
m
 
(27 intermediate revisions by 4 users not shown)
Line 1: Line 1:
== Konica Minolta Multifunctionals (Copiers/Printers/Scanners) ==
+
== Konica Minolta Multifunctionals (Printers/Copiers/Scanners) ==
  
 
[nl]
 
[nl]
De [http://www.ru.nl RU] heeft in 2013 het printen/kopiëren/scannen Europees aanbesteed. Op grond van een grote reeks aan eisen is deze aanbesteding gewonnen door [http://www.konicaminolta.nl Konica Minolta]. De machines die ingezet zijn, zijn zowel [[copiers|kopieerapparaat]] als [[Printers_en_printen|netwerkprinter]] als [[Scanners|scanner]]. De papieren output kan automatisch van een nietje voorzien worden, de output van de scanner kan via het netwerk verstuurd worden.
+
De [http://www.ru.nl RU] heeft in 2013 het printen/kopiëren/scannen Europees aanbesteed. Op grond van een grote reeks aan eisen is deze aanbesteding gewonnen door [http://www.konicaminolta.nl Konica Minolta]. De machines die ingezet worden, zijn zowel [[copiers|kopieerapparaat]] als [[Printers_en_printen|netwerkprinter]] als [[Scanners|scanner]].
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
The [http://www.ru.nl RU] decided in 2013 to switch to [http://www.konicaminolta.nl Konica Minolta] multifunctionals. The machines are used as [[copiers|copiers]], [[Printers_en_printen|network printers]] and [[Scanners|scanners]]. The paper output can be automatically stapled, the output of the scanner can be mailed.
+
In 2013 the [http://www.ru.nl RU] issued a European tender for multifunctionals. Based on an extensive list of demands the tender was won by [http://www.konicaminolta.nl Konica Minolta]. The machines are used as [[copiers|copiers]], [[Printers_en_printen|network printers]] and [[Scanners|scanners]].
 
[/en]
 
[/en]
  
[nl]
+
=== [Documentatie][Documentation] ===
Alle documentatie is te vinden op de [http://www.konicaminolta.nl/nl/business-solutions/customer-support/downloads.html Konica Minolta website]. Posters die het gebruik uitleggen zijn op deze wiki beschikbaar voor de modellen:
 
[/nl]
 
[en]
 
All documentation can be found at the [http://www.konicaminolta.nl/nl/business-solutions/customer-support/downloads.html Konica Minolta website]. Quick reference guides are available on this wiki for the models:
 
[/en]
 
 
 
* [[Media:bizhub-c554-c454-c364-c284-c224_quick-reference_en_1-0-0.pdf|Bizhub C364 en C554]]
 
* [[Media:bizhub-c754-c654_poster_en_1-0-0.pdf|Bizhub C654]]  
 
  
 
[nl]
 
[nl]
Voor FNWI betekent dit het volgende:
+
Alle documentatie is te vinden op de [http://www.konicaminolta.nl/nl/business-solutions/customer-support/downloads.html Konica Minolta website]. Posters die het gebruik uitleggen zijn via deze wiki beschikbaar voor de aanwezige modellen: [[Media:bizhub-c554-c454-c364-c284-c224_quick-reference_en_1-0-0.pdf|Bizhub C364e, C554 en C554e]] en voor de hoogvolume [[Media:bizhub-c754-c654_poster_en_1-0-0.pdf|Bizhub C654]].
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
For the Faculty of Science this means:
+
All documentation can be found on the [http://www.konicaminolta.nl/nl/business-solutions/customer-support/downloads.html Konica Minolta website]. Quick reference guides are available through this wiki for the models present: [[Media:bizhub-c554-c454-c364-c284-c224_quick-reference_en_1-0-0.pdf|Bizhub C364e, C554 and C554e]] and the higher volume [[Media:bizhub-c754-c654_poster_en_1-0-0.pdf|Bizhub C654]].
 
[/en]
 
[/en]
  
[nl]
+
=== [Plaatsing van de apparaten][Placement of the machines] ===
Vanaf 1 juli 2013 worden in de FNWI-gebouwen [[Copiers|op allerlei plaatsen]] nieuwe {multifunctionele printers/copiers/scanners (MFP's)} van het merk [http://www.konicaminolta.nl/ Konica Minolta] (KM) aangesloten. Deze apparaten vervangen de Ricoh apparaten, die enkele weken later zullen verdwijnen. Dat is een gevolg van de RU-brede Europese aanbesteding, waaruit KM met het beste aanbod tevoorschijn kwam.
 
[/nl]
 
[en]
 
[/en]
 
  
 
[nl]
 
[nl]
We hebben besloten om op meer plaatsen MFP's neer te zetten, in lijn met het RU-beleid om de loopafstand vanaf een kantoor tot de dichtstbijzinde MFP te beperken. Hierdoor zal het voor afdelingen veel minder noodzakelijk zijn om eigen voorzieningen, met eigen voorraad papier, toner en onderhoud, in stand te houden. Voor de nieuwe apparaten wordt dat alles namelijk door KM verzorgd.
+
Vanaf 1 juli 2013 worden in de FNWI-gebouwen [[Copiers|op allerlei plaatsen]] nieuwe multifunctionele printers/copiers/scanners (MFP's) van het merk [http://www.konicaminolta.nl/ Konica Minolta] (KM) aangesloten. Deze apparaten vervangen de Ricoh apparaten, die enkele weken later zullen verdwijnen.
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
As of July 1, 2013, new [http://www.konicaminolta.nl/ Konica Minolta] (KM) multifunctional printers/copiers/scanners (MFP's) will be installed in [[Copiers|many places]] in the FNWI buildings. These machines replace the Ricoh's, which will be removed a few weeks later.
 
[/en]
 
[/en]
 
 
[nl]
 
[nl]
Ook melden de machines zelf storingen via GSM aan KM, zodat het voor kan komen dat problemen opgelost worden zonder dat ze door een medewerker of student gemeld zijn. Daarom is de verwachting dat dit voor de RU zowel efficiënter als goedkoper kan zijn.
+
We hebben besloten om op meer plaatsen MFP's neer te zetten dan waar nu Ricoh's staan. Dit is in lijn met het RU-beleid om de loopafstand vanaf een willekeurige werkplek tot de dichtstbijzijnde MFP te beperken. Hierdoor zal het voor afdelingen aantrekkelijker worden om eigen voorzieningen, met eigen voorraad papier, toner en onderhoud, op te heffen. Voor de nieuwe apparaten wordt dat alles namelijk door KM verzorgd tegen een vaste, uniforme tikprijs voor de hele Radboud Universiteit. Ook melden de machines zelf storingen aan KM (via GSM), zodat problemen soms al opgelost worden zonder dat ze door een medewerker of student gemeld zijn. Daarom is de verwachting dat e.e.a. voor de RU zowel efficiënter als goedkoper zal zijn.
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
We have decided to install more MFP's than the current number of Ricoh's. This is in conherence with the RU policy to reduce the walking distance from any work place to the nearest MFP. As a result departments will be tempted to  discontinue their own MFP-services, including their own paper and toner supplies and support and maintenance contracts. For the new machines, KM takes care of all that for a fixed price per job which is the same for the entire Radboud University.
 +
The new machines also report problems directly to KM (through GSM), so sometimes problems are resolved without having been reported by an employee or student. Therefore we expect that this can improve efficiency while cutting costs.
 
[/en]
 
[/en]
  
Line 47: Line 37:
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
The placement of individual machines is not definitive: a machine that is used heavily can be replaced by a bigger/faster machine, whereas machines that are seldom used can be moved to a different location.
 
[/en]
 
[/en]
 
 
[nl]
 
[nl]
 
Neem voor alle vragen over de nieuwe apparaten [[Contact|contact op met C&CZ]].
 
Neem voor alle vragen over de nieuwe apparaten [[Contact|contact op met C&CZ]].
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
Please [[Contact|contact C&CZ]] with all questions about the new machines.
 
[/en]
 
[/en]
  
* Peage:
+
=== [Peage][Peage] ===
 
[nl]
 
[nl]
De MFP's zullen uiteindelijk via [[Peage]] aangestuurd worden. Hierbij kan men ook vertrouwelijke documenten printen op een gangprinter, omdat men zich eerst authenticeert met campuskaart en persoonlijke pincode en vervolgens kiest welke printopdracht op dat moment geprint moet worden.
+
De MFP's zullen op den duur via [[Peage]] aangestuurd worden. Omdat FNWI gedeelde voorzieningen heeft voor medewerkers en studenten, wordt Peage bij FNWI pas ingevoerd als het operationeel is voor medewerkers. De verwachting is dat dit tegen het einde van 2013 zal zijn. Met Peage wordt het mogelijk om ook gevoelige documenten naar een gedeelde printer te sturen, omdat men dan pas bij de printer, na authenticatie met de campuskaart en persoonlijke pincode, kiest welke printopdracht uitgevoerd moet worden.  
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
The MFP's will in time be managed by [[Peage]].  Because FNWI has shared MFP facilities for both students and employees, Peage will be activated in our faculty only after it becomes operational for employees. This is expected to be at the end of 2013.
 +
With Peage one can print sensitive output on shared printers, because then one chooses which print job to print after authentication at the printer with campus card and personal pin code.
 
[/en]
 
[/en]
  
* [Printen][Print]:
+
=== [Printen][Printing] ===
 
[nl]
 
[nl]
Zolang Peage nog niet beschikbaar is voor medewerkers, wordt de aansturing vooralsnog op de C&CZ-manier gedaan. De KM's worden ingezet als [[Printers_en_printen|gebudgetteerde C&CZ-printers]]. De functionaliteit blijft dus voorlopig hetzelfde, al zal men de nieuwe printers op de eigen werkplek moeten definieren.
+
Zolang Peage nog niet beschikbaar is voor medewerkers, wordt de aansturing door C&CZ gedaan. De KM's worden dus voorlopig ingezet als [[Printers_en_printen|gebudgetteerde C&CZ-printers]] en op dezelfde manier aangestuurd en afgerekend, al zal men de nieuwe printers wel op de eigen werkplek moeten definieren.
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
As long as Peage is not available for employees, the MFP's will be managed by C&CZ. This means that for the time being the KM's will be used and factured as [[Printers_en_printen|budgetted C&CZ-printers]]. The functionality thus stays the same initially, one just needs to define the new printers on their workstation.
 
[/en]
 
[/en]
  
[Kopiëren][Copy]:
+
=== [Kopiëren][Copying] ===
 
[nl]
 
[nl]
Zolang Peage nog niet beschikbaar is voor medewerkers, krijgt elke KM een pincode. FNWI-medewerkers kunnen die pincode [[Contact|bij C&CZ opvragen]], waardoor kopi&eren voor hen gratis is: de faculteit betaalt. Bij misbruik zal de pincode gewijzigd worden. Studenten kunnen kopiëren op de Peage-MFP bij het restaurant, of ze kunnen scannen en daarna printen. De Ricohs met Xafax-paal zullen op korte termijn verwijderd worden. Studenten kunnen Xafax-kopieerkaartjes bij C&CZ om laten zetten in printbudget.
+
Zolang Peage nog niet beschikbaar is voor medewerkers, krijgt elke KM een unieke pincode. FNWI-medewerkers kunnen die pincode(s) van C&CZ krijgen (''bel 56666''), waardoor kopiëren voor hen gratis is: de faculteit betaalt. Wanneer men klaar is met kopiëren, kan men rechts op het deurtje met een sleutelgat en twee pijltjes drukken om uit te loggen, anders doet de machine dat pas na vijf minuten. Bij het vermoeden van misbruik zal de pincode uit voorzorg door C&CZ gewijzigd worden.
 +
 
 +
Studenten kunnen kopiëren op de Peage-MFP bij het restaurant, of ze kunnen scannen en daarna printen. De Ricoh's met Xafax-paal zullen op korte termijn verwijderd worden. Studenten kunnen Xafax-kopieerkaartjes bij C&CZ laten omzetten in printbudget.
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
As long as Peage is not available for employees, every KM gets a (unique) PIN code. FNWI employees can obtain the PIN code(s) from C&CZ (''call 56666''), which effectively makes copying free for departments: the faculty pays for all copy costs. When one is finished with copying, please logout by hitting the button on the right side (a door with a lockhole and two arrows), otherwise the machine logs you out after five minutes of inactivity. In case of presumed misuse, C&CZ will change the code.
 +
 +
Students can copy on the Peage MFP near the restaurant, or by scanning first and printing afterwards. The Ricohs with Xafax copy unit will be removed in the near future. Students can come to C&CZ to have their copy card budget converted to printbudget.
 
[/en]
 
[/en]
  
[Scannen][Scan]:
+
=== [Scannen][Scanning] ===
 
[nl]
 
[nl]
de KM's kennen alle adressen uit het [[Ldap_adresboek|LDAP-adresboek van FNWI]], waardoor scannen eenvoudiger is en minder adresseringsfouten gemaakt zullen worden.
+
Met de pincode '1111' wordt een machine vrij gegeven om te scannen. Scannen werkt effectief hetzelfde als met de Ricoh's; scans worden gemaild naar een te specificeren adres. De KM's laten alle adressen zien uit het [[Ldap_adresboek|LDAP-adresboek van FNWI]], waardoor het invoeren van adressen niet meer nodig is en minder adresseringsfouten gemaakt zullen worden.
 +
 
 +
Er zijn diverse redenen waarom een scan naar email-adres fout kan gaan. De meest voorkomende is een tikfout in het mail-adres, de andere mogelijkheid is een scan die te groot is voor de centrale RU-mailservers/Gmail/..., deze hanteren vaak een limiet van ca. 25 MB. In al die gevallen krijgt C&CZ als afzender van die mail (KMscan@science.ru.nl) hiervan bericht. C&CZ probeert deze mails aan het juiste mail-adres door te sturen of de gebruiker in te lichten dat de scan te groot was voor de mailprovider.
 +
Alternatieven zijn scannen naar je @science.ru.nl Inbox of scannen naar een USB-stick. Log hiervoor in op de MFP met de scan-pincode, leg een origineel in de papierinvoer of op de glasplaat, kies <tt>Scan</tt> en stop daarna de USB-stick in de USB-poort aan de rechterzijkant van een MFP, bovenaan. Na een paar seconden herkent de MFP de USB-stick en presenteert de keus "Save a document to external memory". Kies <tt>OK</tt> en druk op <tt>Start</tt>. Zie ook de [http://www.ru.nl/publish/pages/687597/uitrol-mf-scan.pdf RU-handleiding] op de [http://www.ru.nl/ict/medewerkers/printen-kopieren/ RU-pagina over de MFP's].
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
 +
The pin '1111' frees a machine for scanning. Scanning works in much the same way as with the Ricohs; scans are mailed to an address specified by the user. The KM's show all addresses from the [[Ldap_adresboek|Science LDAP addressbook]], which eliminates the need to type in addresses and will result in less addressing errors.
 +
 +
There are several reasons why scanning to an email address can fail. Most common is a typo in the mail address. Next is a scan that is too large for the central RU mailserver/Gmail/..., that often have a limit of ca. 25MB. In all those cases C&CZ, als sender of the mail (KMscan@science.ru.nl) gets notice of this. C&CZ tries to forward these mails to the correct address or to inform the user that the scan is too large for the mail provider.
 +
Alternatives are to scan to your @science.ru.nl Inbox or scanning to a USB stick. Log in at the MFP with the scan pin, put a document in the feeder or on the document glass, select <tt>Scan</tt> and then plug the USB stick into the USB port on the right side of the MFP, on the top side. After a few seconds the MFP recognizes the USB stick and presents the choice "Save a document to external memory". Choose <tt>OK</tt> and press <tt>Start</tt>. See also [http://www.ru.nl/publish/pages/687597/uitrol-mf-scan.pdf the RU manual] on the [http://www.ru.nl/ict-uk/staff/printing-copying/ RU-page about the MFP's].
 
[/en]
 
[/en]
  
* Service:
+
=== Service ===
 
[nl]
 
[nl]
De Konica Minolta helpdesk kan bereikt worden op telefoonnummer 55955 optie 4. Zij zullen als eerste vragen naar het serienummer of machine id. Dat is te vinden in de [[Copiers|lijst van alle multifunctionals]]. Vanaf april 2013 zullen er Konica Minolta onderhoudsmonteur op de campus aanwezig zijn. Daardoor kunnen storingen vrij snel opgelost worden.
+
Voor hardware- en papierstoringen kan de Konica Minolta helpdesk bereikt worden op telefoonnummer 55955, optie 4. Zij zullen als eerste vragen naar het serienummer of machine id. Deze is op de machine te vinden, maar ook in de [[Copiers|lijst van alle multifunctionals]]. Er is een Konica Minolta onderhoudsmonteur op de campus aanwezig. Daardoor kunnen gemelde storingen in de regel vrij snel opgelost worden.
 
[/nl]
 
[/nl]
 
[en]
 
[en]
The Konica Minolta helpdesk can be reached by dialing 55955 option 4. They will first ask for the serial number or machine id. That can be found in the [[Copiers|list of all multifunctionals]]. From April 2013, a Konica Minolta support employee is present on campus, so problems should be solved relatively quick.
+
In case of hardware and paper problems the Konica Minolta helpdesk can be reached by dialing 55955, option 4. You must provide the serial number or machine id. These can be found on the machine, but also in the [[Copiers|list of all multifunctionals]]. A Konica Minolta maintenance engineer is present on campus, so reported problems will in general be solved relatively quickly.
 
[/en]
 
[/en]
  
 
[[Category:Hardware]]
 
[[Category:Hardware]]

Latest revision as of 17:04, 16 June 2017

Konica Minolta Multifunctionals (Printers/Copiers/Scanners)

In 2013 the RU issued a European tender for multifunctionals. Based on an extensive list of demands the tender was won by Konica Minolta. The machines are used as copiers, network printers and scanners.

Documentation

All documentation can be found on the Konica Minolta website. Quick reference guides are available through this wiki for the models present: Bizhub C364e, C554 and C554e and the higher volume Bizhub C654.

Placement of the machines

As of July 1, 2013, new Konica Minolta (KM) multifunctional printers/copiers/scanners (MFP's) will be installed in many places in the FNWI buildings. These machines replace the Ricoh's, which will be removed a few weeks later. We have decided to install more MFP's than the current number of Ricoh's. This is in conherence with the RU policy to reduce the walking distance from any work place to the nearest MFP. As a result departments will be tempted to discontinue their own MFP-services, including their own paper and toner supplies and support and maintenance contracts. For the new machines, KM takes care of all that for a fixed price per job which is the same for the entire Radboud University. The new machines also report problems directly to KM (through GSM), so sometimes problems are resolved without having been reported by an employee or student. Therefore we expect that this can improve efficiency while cutting costs.

The placement of individual machines is not definitive: a machine that is used heavily can be replaced by a bigger/faster machine, whereas machines that are seldom used can be moved to a different location. Please contact C&CZ with all questions about the new machines.

Peage

The MFP's will in time be managed by Peage. Because FNWI has shared MFP facilities for both students and employees, Peage will be activated in our faculty only after it becomes operational for employees. This is expected to be at the end of 2013. With Peage one can print sensitive output on shared printers, because then one chooses which print job to print after authentication at the printer with campus card and personal pin code.

Printing

As long as Peage is not available for employees, the MFP's will be managed by C&CZ. This means that for the time being the KM's will be used and factured as budgetted C&CZ-printers. The functionality thus stays the same initially, one just needs to define the new printers on their workstation.

Copying

As long as Peage is not available for employees, every KM gets a (unique) PIN code. FNWI employees can obtain the PIN code(s) from C&CZ (call 56666), which effectively makes copying free for departments: the faculty pays for all copy costs. When one is finished with copying, please logout by hitting the button on the right side (a door with a lockhole and two arrows), otherwise the machine logs you out after five minutes of inactivity. In case of presumed misuse, C&CZ will change the code.

Students can copy on the Peage MFP near the restaurant, or by scanning first and printing afterwards. The Ricohs with Xafax copy unit will be removed in the near future. Students can come to C&CZ to have their copy card budget converted to printbudget.

Scanning

The pin '1111' frees a machine for scanning. Scanning works in much the same way as with the Ricohs; scans are mailed to an address specified by the user. The KM's show all addresses from the Science LDAP addressbook, which eliminates the need to type in addresses and will result in less addressing errors.

There are several reasons why scanning to an email address can fail. Most common is a typo in the mail address. Next is a scan that is too large for the central RU mailserver/Gmail/..., that often have a limit of ca. 25MB. In all those cases C&CZ, als sender of the mail () gets notice of this. C&CZ tries to forward these mails to the correct address or to inform the user that the scan is too large for the mail provider. Alternatives are to scan to your @science.ru.nl Inbox or scanning to a USB stick. Log in at the MFP with the scan pin, put a document in the feeder or on the document glass, select Scan and then plug the USB stick into the USB port on the right side of the MFP, on the top side. After a few seconds the MFP recognizes the USB stick and presents the choice "Save a document to external memory". Choose OK and press Start. See also the RU manual on the RU-page about the MFP's.

Service

In case of hardware and paper problems the Konica Minolta helpdesk can be reached by dialing 55955, option 4. You must provide the serial number or machine id. These can be found on the machine, but also in the list of all multifunctionals. A Konica Minolta maintenance engineer is present on campus, so reported problems will in general be solved relatively quickly.